Kort antwoord: bij een zieke werknemer moet u vanaf de eerste ziektedag de regie voeren over verzuim, re-integratie en dossieropbouw. U hoeft geen medische diagnose te kennen, maar u moet wel tijdig de bedrijfsarts inschakelen, afspraken vastleggen, passend werk onderzoeken en ingrijpen als de werknemer zonder goede reden niet meewerkt. Een onvolledig dossier kan na 104 weken leiden tot een loonsanctie.
Wat moet u als werkgever doen bij een zieke werknemer?
Begin zakelijk en zorgvuldig. Meld de werknemer tijdig aan bij de arbodienst of bedrijfsarts, leg de ziekmelding en praktische afspraken vast en houd contact over de voortgang. Vraag niet naar de diagnose of behandeling. Medische informatie hoort bij de bedrijfsarts; u stuurt op belastbaarheid, werkzaamheden en re-integratie.
Schakel de bedrijfsarts in
De bedrijfsarts beoordeelt de mogelijkheden en beperkingen. U vertaalt het advies naar concrete, passende werkzaamheden.
Bewaar de termijnen
De probleemanalyse, het Plan van Aanpak, periodieke evaluaties en de eerstejaarsevaluatie moeten aantoonbaar en tijdig worden uitgevoerd.
Bouw een feitelijk dossier op
Bewaar adviezen, uitnodigingen, voorstellen voor passend werk, reacties van de werknemer en evaluaties. Noteer geen medische details.
Wilt u de volledige tijdlijn per week? Gebruik dan ons stappenplan voor de eerste 104 weken.
Rechten en plichten bij ziekte
Werkgever en werknemer zijn samen verantwoordelijk voor de re-integratie. Van u wordt verwacht dat u passend werk onderzoekt, adviezen van de bedrijfsarts opvolgt en tijdig bijstuurt. De werknemer moet meewerken aan redelijke re-integratieafspraken, verschijnen bij de bedrijfsarts en passende arbeid verrichten als dat medisch mogelijk is.
Uw verplichtingen als werkgever
- loon doorbetalen volgens wet, cao en arbeidsovereenkomst;
- een arbodienst of bedrijfsarts inschakelen;
- samen een Plan van Aanpak opstellen en evalueren;
- passend werk binnen en zo nodig buiten de onderneming onderzoeken;
- een controleerbaar re-integratiedossier bijhouden;
- de privacy van de werknemer respecteren.
Verplichtingen van de werknemer
- redelijke controle- en verzuimvoorschriften volgen;
- meewerken aan het Plan van Aanpak en evaluaties;
- verschijnen bij de bedrijfsarts;
- passend werk aanvaarden als dit redelijkerwijs kan;
- de re-integratie niet zonder goede grond belemmeren.
Welke informatie mag u bij een ziekmelding vragen?
U mag praktische informatie vastleggen die nodig is voor de bedrijfsvoering en re-integratie, zoals de bereikbaarheid van de werknemer, de vermoedelijke duur van het verzuim en lopende werkzaamheden die moeten worden overgenomen. Vraag niet naar de aard of oorzaak van de ziekte. Ook wanneer een werknemer vrijwillig medische informatie deelt, hoort die informatie in beginsel niet in het personeelsdossier.
Wat als de zieke werknemer niet meewerkt?
Ga niet direct over tot een loonmaatregel. Leg eerst vast welke verplichting niet wordt nagekomen, vraag zo nodig om verduidelijking van de bedrijfsarts en geef de werknemer schriftelijk een redelijke termijn om alsnog mee te werken. Kies daarna het juiste middel.
Loonopschorting en loonstop zijn niet hetzelfde
Bij loonopschorting houdt u het loon tijdelijk achter omdat u niet kunt vaststellen of recht op loon bestaat, bijvoorbeeld wanneer controle onmogelijk wordt gemaakt. Bij een loonstop vervalt het loon over de betreffende periode wegens een wettelijke tekortkoming, zoals het zonder goede reden weigeren van passend werk. Een verkeerde maatregel of gebrekkige waarschuwing kan tot een loonvordering en bijkomende kosten leiden.
Lees meer over een zieke werknemer die niet meewerkt aan re-integratie en over het zorgvuldig opleggen van een loonstop bij een zieke werknemer.
Wat gebeurt er na 104 weken ziekte?
Rond het einde van de wachttijd beoordeelt UWV het re-integratieverslag. Als u onvoldoende inspanningen heeft verricht en daarvoor geen goede reden bestaat, kan UWV de loondoorbetalingsplicht verlengen. Een dossiercontrole ruim vóór de WIA-aanvraag geeft nog ruimte om ontbrekende stappen te herstellen.
Na afloop van het opzegverbod kan beëindiging wegens langdurige arbeidsongeschiktheid aan de orde komen. Dat is een afzonderlijke route met eigen voorwaarden. Een vaststellingsovereenkomst met een zieke werknemer vraagt extra voorzichtigheid, omdat de formulering en timing gevolgen kunnen hebben voor uitkeringen en risico's van beide partijen.
Wanneer is een arbeidsrechtadvocaat verstandig?
Laat het dossier vroeg beoordelen als re-integratie vastloopt, de bedrijfsarts en partijen verschillend naar de mogelijkheden kijken, passend werk ter discussie staat of een loonmaatregel wordt overwogen. Wij helpen werkgevers met een concrete strategie, juridisch houdbare correspondentie en een dossier dat aansluit op de toets van UWV.
Veelgestelde vragen van werkgevers
Hoe lang moet een werkgever loon doorbetalen bij ziekte?+
In beginsel geldt een loondoorbetalingsplicht tijdens de eerste 104 weken. De precieze hoogte hangt mede af van de wet, cao en arbeidsovereenkomst. UWV kan de periode verlengen als de re-integratie-inspanningen van de werkgever tekortschieten.
Mag ik aan een werknemer vragen wat hij mankeert?+
Nee. U mag niet vragen naar de diagnose of behandeling. De bedrijfsarts beoordeelt de medische situatie en informeert u over de functionele mogelijkheden en beperkingen die voor het werk relevant zijn.
Kan ik loon stoppen als de werknemer niet meewerkt?+
Soms, maar alleen als een wettelijke grond bestaat en u de werknemer vooraf duidelijk waarschuwt. Laat eerst beoordelen of loonopschorting of loonstop past; die maatregelen hebben verschillende voorwaarden en gevolgen.
Wanneer start re-integratie in het tweede spoor?+
Dat hangt af van de mogelijkheden binnen de eigen onderneming en de prognose. Rond de eerstejaarsevaluatie moet in ieder geval nadrukkelijk worden beoordeeld of zoeken naar passend werk buiten de onderneming nodig is. Soms moet dat eerder.
Wat is het risico van een incompleet re-integratiedossier?+
UWV kan oordelen dat onvoldoende is gedaan en een loonsanctie opleggen. U betaalt dan mogelijk langer loon door en kunt de arbeidsovereenkomst nog niet wegens langdurige arbeidsongeschiktheid beëindigen.
Wilt u grip op een ziektedossier?
Wij beoordelen de stukken, benoemen de ontbrekende stappen en geven u een concrete route voor re-integratie, correspondentie en eventuele loonmaatregelen.
