Kort antwoord: bij een zieke werknemer moet u als werkgever vanaf de eerste dag zorgvuldig handelen. Meld de werknemer bij de arbodienst, bewaak de privacy, laat rond week 6 een probleemanalyse opstellen, maak uiterlijk in week 8 samen een Plan van aanpak en leg de voortgang minimaal iedere 6 weken vast. Daarna volgen onder meer de 42e-weeksmelding, de eerstejaarsevaluatie en het re-integratieverslag voor de WIA-aanvraag.
Voor een MKB-ondernemer heeft langdurig ziekteverzuim direct gevolgen voor het team, de planning en de loonkosten. Tegelijk gelden strikte regels. Een gemiste termijn of een mager dossier kan leiden tot een geschil en zelfs tot maximaal 52 weken extra loondoorbetaling. Dit stappenplan geeft overzicht, maar iedere situatie vraagt om maatwerk.
Tijdlijn zieke werknemer: wat doet u wanneer?
Dag 1: ziekmelding en arbodienst
Registreer de eerste ziektedag en volg uw verzuimprotocol. Geef de ziekmelding volgens de afspraken door aan de bedrijfsarts of arbodienst. Controleer ook of een bijzondere Ziektewet-situatie kan spelen, bijvoorbeeld bij zwangerschap, orgaandonatie of een no-riskpolis.
Vraag niet naar de diagnose of oorzaak. U mag wel praktische gegevens vragen, zoals de vermoedelijke duur, bereikbaarheid, lopende werkzaamheden en of een arbeidsongeval of verkeersongeluk een rol speelt. Medische informatie hoort bij de bedrijfsarts en niet in uw personeelsdossier.
Week 1 tot 6: contact houden zonder druk uit te oefenen
Spreek af hoe u contact houdt. Focus op mogelijkheden en praktische ondersteuning, niet op medische details. Laat de werknemer niet volledig uit beeld verdwijnen, maar voorkom ook dat ieder gesprek alleen over snelle werkhervatting gaat. Noteer gemaakte afspraken zakelijk en respectvol.
Rond week 6: probleemanalyse door de bedrijfsarts
Als het verzuim langdurig dreigt te worden, stelt de bedrijfsarts of arbodienst een probleemanalyse op. Daarin staat wat de werknemer functioneel nog wel en niet kan, welke re-integratiemogelijkheden er zijn en wat de prognose is. De werkgever ontvangt geen diagnose. De probleemanalyse vormt de basis voor het Plan van aanpak.
Uiterlijk week 8: Plan van aanpak
Werkgever en werknemer maken samen uiterlijk twee weken na de probleemanalyse een Plan van aanpak. Leg concrete acties vast: aangepast werk, opbouw in uren, aanpassing van de werkplek, begeleiding en evaluatiemomenten. Wijs ook een casemanager aan. Vermijd algemene teksten als “werknemer gaat re-integreren”; maak duidelijk wie wat voor welke datum doet.
Minimaal iedere 6 weken: voortgang en bijstelling
Bespreek regelmatig of de afspraken nog passen bij het advies van de bedrijfsarts. Leg vast wat is geprobeerd, wat werkte en waarom een stap eventueel niet is gezet. Pas het Plan van aanpak aan wanneer de belastbaarheid verandert. Een volledig dossier is geen doel op zichzelf, maar laat wel zien dat werkgever en werknemer serieus aan terugkeer hebben gewerkt.
Week 42: langdurige ziekte melden bij UWV
Is de werknemer na 42 weken nog niet volledig hersteld, doe dan uiterlijk op de eerste werkdag na die week de 42e-weeksmelding bij UWV. Een te late melding kan een boete opleveren. Is de werknemer later volledig hersteld, houd ook de betermelding en uw administratie actueel.
Rond week 52: eerstejaarsevaluatie
Na ongeveer één jaar bekijken werkgever en werknemer of de re-integratie op koers ligt. Vul samen de eerstejaarsevaluatie in. Onderzoek serieus of duurzaam passend werk binnen het eigen bedrijf mogelijk is. Als terugkeer binnen de eigen organisatie onvoldoende perspectief biedt, kan re-integratie bij een andere werkgever — het tweede spoor — nodig worden.
Week 88 tot 93: WIA en re-integratieverslag
Richting het einde van de 104 weken stelt u het re-integratieverslag compleet samen. Daarin horen onder meer de probleemanalyse, het Plan van aanpak, bijstellingen, de eerstejaarsevaluatie, het actuele oordeel van de bedrijfsarts en de eindevaluatie. De werknemer vraagt de WIA-uitkering uiterlijk in week 93 aan. Wacht niet tot de laatste week om ontbrekende stukken te verzamelen.
Hoeveel loon betaalt u tijdens ziekte?
De hoofdregel is dat de werkgever maximaal 104 weken loon doorbetaalt. In beide ziektejaren is dat wettelijk minimaal 70% van het loon. In het eerste jaar geldt in beginsel ook het minimumloon als ondergrens. Een cao, arbeidsovereenkomst of personeelshandboek kan een hogere aanvulling voorschrijven. Controleer daarom niet alleen de wet, maar ook uw eigen afspraken.
Welke privacyfouten moet een werkgever vermijden?
- Vraag niet wat de werknemer precies mankeert.
- Registreer geen diagnose of medicijngebruik, ook niet als dit vrijwillig wordt verteld.
- Deel verzuiminformatie alleen met medewerkers die deze voor hun taak nodig hebben.
- Laat de bedrijfsarts adviseren over belastbaarheid en passend werk.
- Bewaar in het personeelsdossier alleen noodzakelijke afspraken en functionele informatie.
Veelgemaakte fouten bij re-integratie
- Te laat beginnen omdat herstel op korte termijn werd verwacht.
- Blind varen op de arbodienst zonder zelf regie te houden.
- Geen concreet passend werk aanbieden terwijl er mogelijkheden zijn.
- Een conflict met de werknemer verwarren met arbeidsongeschiktheid.
- Het tweede spoor te laat onderzoeken.
- Alleen formulieren invullen, zonder aantoonbare uitvoering van afspraken.
Lees voor meer achtergrond ook wat u als werkgever kunt doen met zieke werknemers en ons artikel over dossieropbouw en ontslag tijdens ziekte.
Veelgestelde vragen van MKB-werkgevers
Mag ik vragen wanneer de werknemer weer kan werken?
U mag vragen naar de vermoedelijke duur en praktische mogelijkheden, maar niet naar de diagnose. Laat de bedrijfsarts beoordelen wat medisch verantwoord is en welke functionele beperkingen gelden.
Moet een werknemer passend werk accepteren?
Werkgever en werknemer hebben allebei re-integratieverplichtingen. Een werknemer moet in beginsel meewerken aan redelijk passend werk. Bij discussie is het verstandig het advies van de bedrijfsarts te verduidelijken en eventueel een deskundigenoordeel bij UWV aan te vragen.
Wat is het risico van een onvoldoende dossier?
Als UWV oordeelt dat de werkgever zonder goede reden onvoldoende re-integratie-inspanningen heeft verricht, kan de loondoorbetalingsperiode met maximaal 52 weken worden verlengd. Ook kan een arbeidsrechtelijk geschil ontstaan over loon, passend werk of beëindiging.
Juridische hulp bij langdurige ziekte
Loopt de re-integratie vast, ontstaat discussie over passend werk of wilt u een dossier laten toetsen vóór de eerstejaarsevaluatie of WIA-fase? De arbeidsrechtadvocaten van Max Advocaten helpen MKB-werkgevers bij strategie, correspondentie en dossieropbouw. Bekijk ons arbeidsrecht voor werkgevers of plan een kennismaking.
Bronnen en actualiteit
- UWV: Plan van aanpak bij ziekte
- UWV: 42e-weeksmelding
- UWV: re-integratieverslag
- Rijksoverheid: loondoorbetaling bij ziekte
Bijgewerkt op 27 juli 2026. Dit artikel bevat algemene informatie en is geen advies voor een concrete arbeidssituatie.
