Het einde van een agentuurovereenkomst betekent niet automatisch het einde van ieder provisierecht. De handelsagent kan nog aanspraak hebben op transacties die tijdens de overeenkomst tot stand kwamen, op orders die de principaal vóór het einde ontving en op bepaalde transacties die kort daarna vooral door het eerdere werk van de agent worden gesloten.
Voor een juiste eindafrekening zijn orderdata, acceptatie, uitvoering en herkomst van de klant belangrijker dan de datum waarop uiteindelijk wordt gefactureerd.
Provisie tijdens de overeenkomst
Artikel 7:431 BW geeft de handelsagent onder meer recht op provisie voor overeenkomsten die tijdens de agentuur tot stand komen door zijn tussenkomst. Ook kan provisie verschuldigd zijn bij klanten die hij eerder voor soortgelijke transacties heeft aangebracht of bij transacties binnen een exclusief gebied of klantenkring.
Het contract bepaalt het percentage, de grondslag en eventuele uitzonderingen. Formuleringen als “over ontvangen omzet”, “over afgesloten orders” of “na volledige betaling door de klant” hebben verschillende gevolgen. Sommige wettelijke beschermingsregels kunnen niet ten nadele van de agent worden uitgesloten.
Orders na de einddatum
Na het einde kan provisie verschuldigd blijven als de transactie hoofdzakelijk te danken is aan werkzaamheden van de handelsagent tijdens de looptijd en binnen een redelijke termijn na beëindiging wordt gesloten. Ook telt een order die de principaal of agent vóór het einde van de overeenkomst ontving, onder de wettelijke voorwaarden mee.
Wat een redelijke termijn is, hangt af van de verkoopcyclus. Bij standaardproducten kan die kort zijn; bij machines, software-implementaties of omvangrijke projecten kan het traject maanden duren. Bewaar daarom offertes, CRM-notities, demonstraties, aanbestedingsstukken en correspondentie.
Wanneer ontstaat en vervalt het provisierecht?
De wet regelt niet alleen wanneer provisie ontstaat, maar ook wanneer zij opeisbaar wordt en wanneer het recht kan vervallen. Als duidelijk wordt dat de overeenkomst met de klant niet zal worden uitgevoerd en dat niet-uitvoeren niet aan de principaal is toe te rekenen, kan het provisierecht vervallen. Reeds betaalde provisie kan dan onder voorwaarden moeten worden terugbetaald.
Een principaal kan dus niet iedere geannuleerde order automatisch bij de agent neerleggen. Controleer waarom de transactie niet doorging, wie dat risico volgens wet en contract draagt en of de principaal zelf leveringsproblemen of eenzijdige wijzigingen veroorzaakte.
De principaal moet inzicht geven
De handelsagent heeft recht op een schriftelijke opgave van de verschuldigde provisie, met de gegevens waarop de berekening berust. Hij kan onder voorwaarden inzage verlangen in bewijsstukken en eventueel een deskundige laten controleren. Een eigen spreadsheet zonder onderliggende order- en betaalinformatie is bij betwisting vaak onvoldoende.
Maak de eindafrekening controleerbaar: vermeld klant, orderdatum, acceptatiedatum, levering, factuurwaarde, toepasselijk percentage, correcties en betaalmoment. Een consistente methode is ook voor de principaal van belang; zij voorkomt dat één discussie de volledige administratie verdacht maakt.
| Ordercategorie | Vraag voor de eindafrekening |
|---|---|
| Gesloten tijdens looptijd | Kwam de order door tussenkomst, klantopbouw of exclusiviteit tot stand? |
| Order vóór einde ontvangen | Wanneer en door wie werd de order ontvangen? |
| Gesloten na einde | Is de transactie hoofdzakelijk aan eerder agentenwerk te danken en tijdig gesloten? |
| Niet uitgevoerde transactie | Waarom ging de order niet door en aan wie is dat toe te rekenen? |
| Terugkerende klant | Gaat het om een soortgelijke overeenkomst met een aangebrachte klant? |
Provisie en klantenvergoeding niet verwarren
Provisie beloont concrete transacties. De klantenvergoeding ziet op het blijvende voordeel van de klantenkring na beëindiging. Dezelfde klant kan in beide berekeningen voorkomen, maar de juridische grondslag en berekeningsmethode zijn anders.
Lees daarom zowel onze uitleg over de klantenvergoeding als het artikel over opzegging van de agentuurovereenkomst. De wettelijke provisieregels zijn opgenomen in Boek 7 BW.
Maak vóór de einddatum een gezamenlijke orderlijst
Exporteer vóór beëindiging een momentopname uit het CRM met leadbron, contactmomenten, offertes, verwachte sluitingsdatum en verantwoordelijke verkoper. Laat beide partijen aangeven welke transacties zij als lopend beschouwen. Daarmee staat nog niet vast dat provisie verschuldigd is, maar wordt wel voorkomen dat relevante data later verdwijnen of anders worden geïnterpreteerd.
Neem in de eindregeling een naloopperiode op waarin de principaal periodiek rapporteert over de genoemde kansen. Bepaal hoe betwiste orders worden onderzocht, welke documenten mogen worden ingezien en wanneer betaling volgt. Dit is vaak sneller en goedkoper dan maanden later via een procedure toegang tot de administratie afdwingen.
Veelgestelde vragen
Is alleen provisie verschuldigd als de klant al heeft betaald?
Niet zonder meer. Het ontstaans- en opeisbaarheidsmoment volgt uit wet en contract. Een betaalvoorwaarde moet binnen de beschermende agentuurregels passen.
Hoe lang na het einde kan een order meetellen?
De wet spreekt voor bepaalde transacties over een redelijke termijn. De lengte hangt onder meer af van de normale verkoopcyclus en het verband met eerdere werkzaamheden.
Mag de agent de administratie controleren?
De agent heeft wettelijke informatie- en controlemogelijkheden voor de provisieopgave. De omvang hangt af van wat nodig is om de berekening te toetsen.
Wie helpt bij een betwiste eindafrekening?
Max Advocaten staat zowel handelsagenten als principalen bij. Bekijk ons contractenrecht of neem contact op.
