Een werkgever mag een ernstig vermoeden onderzoeken voordat ontslag op staande voet wordt gegeven, maar moet vanaf het eerste signaal aantoonbaar voortvarend handelen. Er bestaat voor de werkgever geen vaste wettelijke termijn van twee weken. De vraag is of het onderzoek, de besluitvorming en de mededeling van de ontslagreden zonder onnodig dralen zijn verlopen.
Overhaast ontslaan is riskant: de dringende reden moet daadwerkelijk bestaan en de werkgever draagt bij betwisting de bewijslast. Te lang wachten is eveneens riskant, omdat de vereiste onverwijldheid verloren kan gaan. Een korte, gestructureerde onderzoeksaanpak brengt die belangen bij elkaar.
De drie wettelijke voorwaarden
Voor een rechtsgeldig ontslag op staande voet moet sprake zijn van een dringende reden, moet de arbeidsovereenkomst onverwijld worden opgezegd en moet de reden onverwijld aan de werknemer worden meegedeeld. Alle omstandigheden tellen mee: aard en ernst van het gedrag, functie, duur van het dienstverband, eerdere waarschuwingen en persoonlijke gevolgen.
Een algemene uitleg vindt u op onze pagina ontslag op staande voet. In dit artikel staat het onderzoek centraal: wat doet u vanaf een melding van fraude, diefstal, geweld, belangenverstrengeling of ernstige schending van bedrijfsregels?
Wanneer begint de klok te lopen?
Bij de beoordeling van onverwijldheid is vooral van belang wanneer de tot ontslag bevoegde persoon voldoende bekend raakte met de relevante feiten. Een los gerucht bij een collega is iets anders dan een concreet rapport aan de directie. Leg daarom vast wanneer welke informatie bij wie is binnengekomen en wie bevoegd is het ontslagbesluit te nemen.
Een noodzakelijk onderzoek is toegestaan. De omvang en duur moeten wel passen bij de verdenking. Digitale fraude kan forensisch onderzoek vereisen; een incident met meerdere getuigen vraagt interviews en hoor en wederhoor. Plan die stappen direct en voorkom stilstand tussen onderzoeksactiviteiten.
Hoor de werknemer voordat u beslist
Hoor en wederhoor is geen zelfstandig wettelijk vereiste voor ieder ontslag op staande voet, maar is vaak cruciaal om feiten te controleren en alternatieve verklaringen te beoordelen. Nodig de werknemer duidelijk uit, vermeld het onderwerp voor zover dat het onderzoek niet schaadt en maak een zakelijk verslag. Geef ruimte voor een reactie zonder al te suggereren dat de uitkomst vaststaat.
De Hoge Raad oordeelde in een zaak waarin onvoldoende was onderzocht of neurologische beperkingen de verklaring van een werknemer beïnvloedden dat een vermoeden van onwil niet zonder nader onderzoek als dringende reden kon dienen. Zie Hoge Raad 18 januari 2019, ECLI:NL:HR:2019:55.
Werk met een tijdlijn en beslismomenten
| Stap | Wat legt u vast? |
|---|---|
| Eerste signaal | Datum, bron, concrete verdenking en ontvanger. |
| Veiligstellen bewijs | Welke documenten, camerabeelden of digitale gegevens zijn bewaard. |
| Onderzoeksplan | Onderzoeksvragen, verantwoordelijke en korte planning. |
| Hoor en wederhoor | Uitnodiging, aanwezigen, reactie en eventueel vervolgonderzoek. |
| Besluit | Welke vaststaande feiten de dringende reden vormen. |
| Mededeling | Datum, wijze van verzending en exacte ontslaggronden. |
Schorsen tijdens het onderzoek
Afhankelijk van de situatie kan de werknemer tijdelijk worden vrijgesteld of geschorst met behoud van loon. Denk aan risico voor bewijs, veiligheid, systemen of collega’s. Formuleer de maatregel neutraal, beperk de duur en maak duidelijk dat nog geen definitief oordeel is gegeven. Controleer ook de arbeidsovereenkomst, cao en interne regels.
De ontslagbrief fixeert de reden
De werknemer moet onmiddellijk begrijpen welke gedragingen tot het ontslag hebben geleid. Beschrijf daarom feiten, momenten, betrokken regels en de onderlinge samenhang. Vermijd uitsluitend juridische etiketten zoals “fraude” of “vertrouwensbreuk”. Wat niet als ontslagreden is meegedeeld, kan later niet eenvoudig als nieuwe zelfstandige grond worden toegevoegd.
Later aanvullend bewijs leveren voor een tijdig meegedeelde reden kan wel mogelijk zijn. De Hoge Raad bevestigde dat de dringende reden op het ontslagmoment aanwezig moet zijn, maar niet toen al onomstotelijk bewezen hoeft te zijn. Dat is geen vrijbrief om op een vermoeden te ontslaan: de gekozen feiten moeten zorgvuldig genoeg zijn onderzocht om het besluit te kunnen dragen.
Scheid onderzoek en besluit waar dat kan
Laat bij een gevoelige kwestie bij voorkeur niet dezelfde persoon alle meldingen verzamelen, getuigen horen en het ontslagbesluit nemen. Een tweede beoordelaar kan controleren of belastende en ontlastende feiten beide zijn onderzocht. Bij een kleine onderneming is volledige functiescheiding niet altijd haalbaar. Leg dan juist extra zorgvuldig vast welke vragen zijn gesteld, welke bronnen zijn gecontroleerd en waarom aanvullend onderzoek niet nodig was.
Veelgestelde vragen
Heeft een werkgever altijd twee weken om ontslag te geven?
Nee. Voor de werkgever bestaat geen algemene wettelijke tweewekentermijn. Er geldt een open norm: onverwijld handelen, waarbij noodzakelijk en voortvarend onderzoek tijd mag kosten.
Mag ik eerst juridisch advies inwinnen?
Ja, mits dat voortvarend gebeurt. Leg vast wanneer advies is gevraagd en voorkom onverklaarde wachtdagen.
Moet de werknemer vooraf alle bewijsstukken ontvangen?
Niet per definitie, maar de werknemer moet de verdenking voldoende kunnen begrijpen en daarop kunnen reageren. De aanpak hangt af van het onderzoek en de bewijsrisico’s.
Kan ik na de ontslagbrief nog andere redenen toevoegen?
Nieuwe zelfstandige ontslaggronden kunnen niet zomaar achteraf worden toegevoegd. Formuleer de mededeling daarom precies en volledig.
Wat als ontslag op staande voet te riskant is?
Onderzoek alternatieven, zoals een reguliere ontbindingsprocedure, ordemaatregel of regeling. Onze FAQ over ontslagrecht geeft een overzicht van ontslagroutes.
Heeft u een concrete verdenking en loopt de tijd? Neem direct contact op met Max Advocaten. Wij helpen het onderzoek afbakenen, bewaken de onverwijldheid en formuleren de mededeling zorgvuldig.
