Als een zakelijke klant niet betaalt, moet u eerst vaststellen of de vordering opeisbaar is en of de debiteur in verzuim verkeert. Daarna kunt u aanspraak maken op nakoming, wettelijke handelsrente, incassokosten en zo nodig een procedure of beslag voorbereiden. Een duidelijke sommatie is vaak de snelste manier om discussie over formaliteiten te voorkomen.
Begin niet met dreigen, maar met een compleet dossier.
Controleer de basis van de vordering
Verzamel overeenkomst, offerte, opdrachtbevestiging, algemene voorwaarden, leveringsbewijs, urenstaten, factuur en correspondentie over klachten. Controleer de juiste contractspartij en tenaamstelling. Een handelsnaam kan verschillen van de juridische entiteit die moet betalen.
Beantwoord ook inhoudelijke bezwaren. Als de klant tijdig klaagt over kwaliteit, omvang of oplevering, kan een kale betalingsherinnering de discussie niet oplossen. Leg uit waarom is geleverd wat is afgesproken en bied waar passend herstel aan zonder rechten prijs te geven.
Wanneer is een ingebrekestelling nodig?
Verzuim treedt in veel gevallen in na een schriftelijke ingebrekestelling waarin de debiteur een redelijke laatste termijn krijgt om te betalen. In bepaalde situaties ontstaat verzuim zonder ingebrekestelling, bijvoorbeeld na het verstrijken van een rechtsgeldige fatale termijn of wanneer de debiteur duidelijk laat weten niet te zullen nakomen.
Noem de sommatie daarom niet alleen “laatste herinnering”. Vermeld de grondslag, hoofdsom, vervaldatum, betaalgegevens, laatste termijn en gevolgen van uitblijven van betaling. Verstuur aantoonbaar naar het overeengekomen adres en gebruik zo nodig meerdere kanalen.
Wettelijke handelsrente
Bij handelsovereenkomsten tussen ondernemingen of met een overheidsinstantie kan wettelijke handelsrente verschuldigd zijn. Het percentage wordt periodiek gewijzigd. Vermeld daarom niet jarenlang een oud percentage in modellen, maar verwijs naar de op dat moment geldende wettelijke handelsrente en bereken deze per periode.
Contractuele rente kan voorgaan, mits correct overeengekomen en niet onaanvaardbaar. Controleer of de algemene voorwaarden vóór of bij het sluiten van de overeenkomst op de juiste manier beschikbaar zijn gesteld. Onze pagina over algemene voorwaarden legt uit waarom alleen een verwijzing op de factuur te laat kan zijn.
Buitengerechtelijke incassokosten
Redelijke kosten voor buitengerechtelijke incassowerkzaamheden kunnen onder voorwaarden worden verhaald. Bij consumenten geldt een strikte kosteloze veertiendagenbrief voordat forfaitaire incassokosten verschuldigd worden. Bij zakelijke debiteuren kunnen contract en wettelijke regeling meer ruimte geven, maar ook daar moeten de bedingen toepasselijk en de kosten verdedigbaar zijn.
Houd onderscheid tussen administratieve herinneringen, inhoudelijke buitengerechtelijke werkzaamheden en proceskosten. Dubbele kostenposten worden bij een procedure kritisch beoordeeld.
| Stap | Wat moet in het dossier? |
|---|---|
| Factuurcontrole | Juiste debiteur, prestatie, bedrag, btw en vervaldatum. |
| Klachtanalyse | Reactie op gestelde tekortkomingen en aangeboden oplossing. |
| Sommatie | Hoofdsom, grondslag, laatste termijn, rente en kosten. |
| Verhaalsonderzoek | Handelsregister, bekende activa, zekerheden en insolventiesignalen. |
| Procedurekeuze | Belang, bewijs, verweer, kosten en kans op daadwerkelijk verhaal. |
Wanneer schakelt u een advocaat in?
Doe dat vroeg bij een hoge vordering, inhoudelijk verweer, buitenlandse partij, dreigende verjaring of signalen dat vermogen verdwijnt. Conservatoir beslag kan vóór een vonnis verhaal veiligstellen, maar vereist toestemming van de rechter en inzet van een advocaat. De procedure staat uitgelegd op de officiële pagina van Rechtspraak over conservatoir beslag.
Een faillissementsaanvraag is geen standaard incassobrief. Daarvoor moet onder meer blijken van meerdere schuldeisers en een toestand van opgehouden te betalen. Weeg de drukwerking af tegen kosten, verweer en de vaak beperkte uitkering in faillissement.
Procederen heeft alleen zin als bewijs en verhaal kloppen
Maak vóór dagvaarding een zakelijke kosten-batenanalyse. Staat de opdracht vast, is levering aantoonbaar en kan het verweer worden weerlegd? Onderzoek daarnaast of de debiteur verhaal biedt. Een gewonnen vonnis zonder banktegoed, inkomen of activa levert vooral extra kosten op.
Kies vervolgens de passende route. Een onbetwiste geldvordering kan relatief overzichtelijk zijn; een technisch geschil vraagt mogelijk deskundigenbewijs. Bij spoed kan een kort geding relevant zijn, maar niet iedere incasso leent zich daarvoor. Leg ook een schikkingsgrens vast: welk bedrag en welke zekerheid leveren onderaan de streep een beter resultaat op dan doorprocederen?
Stuit een betalingsregeling op gebrek aan vertrouwen, vraag dan niet alleen termijnen maar zekerheden. Ons artikel over de zakelijke betalingsregeling geeft daarvoor een praktisch kader.
Voorkom nieuwe leveringen zonder nieuw besluit
Veel ondernemingen blijven tijdens het incassotraject leveren omdat de commerciële afdeling de betalingsachterstand niet ziet. Koppel daarom verkoop en debiteurenbeheer. Stel een kredietlimiet in, vraag vooruitbetaling of aanvullende zekerheid en leg vast wie een leveringsstop mag opheffen. Zo voorkomt u dat een oude vordering wordt ingehaald door nieuwe onbetaalde facturen.
Veelgestelde vragen
Moet ik altijd eerst drie herinneringen sturen?
Nee. De wet verlangt geen vast aantal. Belangrijk is of de vordering opeisbaar is, verzuim bestaat en de debiteur een duidelijke kans heeft gekregen wanneer dat vereist is.
Mag ik leveringen opschorten?
Dat kan onder voorwaarden, maar controleer samenhang, proportionaliteit en contractuele afspraken. Onterechte opschorting kan zelf een tekortkoming opleveren.
Kan ik direct beslag leggen?
Conservatoir beslag vereist verlof van de voorzieningenrechter en moet worden gevolgd door een procedure binnen de gestelde termijn.
Waar kan ik mijn incasso uit handen geven?
Lees onze pagina Incasso voor het MKB of neem contact op met Max Advocaten.
