Een medewerker haalt al enige tijd de afgesproken resultaten niet. Collega’s moeten werk overnemen en klanten merken dat afspraken blijven liggen. Voor een werkgever kan het verleidelijk zijn om snel richting beëindiging te denken. Juist dan gaat het vaak mis. Een rechter kijkt niet alleen naar wat er fout ging, maar ook naar de duidelijkheid die de werknemer heeft gekregen en de reële kans om te verbeteren.
Een goed dossier is daarom geen verzameling negatieve e-mails. Het laat een eerlijk en controleerbaar proces zien: wat de functie vraagt, waarin de werknemer tekortschiet, welke ondersteuning is geboden en welk resultaat binnen welke termijn werd verwacht.
Begin bij een duidelijke functie en concrete verwachtingen
Disfunctioneren kan alleen zorgvuldig worden beoordeeld als duidelijk is waaraan de werknemer moest voldoen. Een verouderde functieomschrijving of een algemeen verwijt als “te weinig eigenaarschap” biedt weinig houvast. Maak concreet welke taken, kwaliteitsnormen, deadlines en gedragingen bij de functie horen.
Gebruik voorbeelden die de werknemer kan herkennen. Benoem datum, situatie, verwacht handelen en het feitelijke resultaat. Scheid feiten van conclusies. “De offerte is op 12 mei twee dagen na de afgesproken deadline verzonden” is bruikbaarder dan “u bent altijd te laat”.
Bespreek tekortkomingen tijdig
Een jaarlijkse beoordeling is niet genoeg als problemen al maanden spelen. Bespreek relevante tekortkomingen zodra zij zich voordoen en leg de kern van het gesprek zakelijk vast. Geef de werknemer gelegenheid om te reageren. Soms blijkt dat instructies onduidelijk waren, de werkdruk structureel te hoog is of een medische beperking meespeelt.
Controleer ook of onvoldoende functioneren samenhangt met gebrekkige arbeidsomstandigheden, onvoldoende scholing of een andere verantwoordelijkheid van de werkgever. Een verbetertraject is niet bedoeld om een vooraf genomen ontslagbesluit te rechtvaardigen.
Maak een realistisch verbeterplan
Een verbeterplan bevat ten minste:
- de concrete punten waarop verbetering nodig is;
- meetbare of observeerbare resultaten;
- ondersteuning, begeleiding of scholing vanuit de werkgever;
- vaste evaluatiemomenten;
- een termijn die past bij functie, ervaring en tekortkomingen;
- de mogelijke gevolgen als voldoende verbetering uitblijft.
De lengte van het traject is maatwerk. Een enkel administratief proces kan sneller worden verbeterd dan functioneren in een complexe commerciële of leidinggevende rol. Ziekte, verlof en wijzigingen in taken kunnen aanleiding zijn om de termijn aan te passen.
Leg óók vooruitgang en ondersteuning vast
Een geloofwaardig dossier vermeldt niet alleen fouten. Noteer welke coaching, feedback en middelen zijn aangeboden en welke onderdelen wél verbeteren. Dat maakt zichtbaar dat de werkgever het traject serieus uitvoert en geeft een betere basis voor de eindbeoordeling.
Laat de werknemer gespreksverslagen ontvangen en reageren. Bij verschil van mening hoeft een verslag niet te worden herschreven, maar voeg de reactie toe. Zo blijft het dossier compleet.
Wat als verbetering uitblijft?
Blijft het functioneren na een reële kans en passende ondersteuning onvoldoende, dan moet ook herplaatsing in een andere passende functie worden onderzocht. Pas daarna kan beëindiging via de kantonrechter of een vaststellingsovereenkomst aan de orde komen. De gekozen route hangt af van het dossier, de arbeidsrelatie en de zakelijke belangen.
Praktische checklist voor werkgevers
- Controleer functieomschrijving, beoordelingscriteria en eerdere feedback.
- Maak verwijten concreet en controleerbaar.
- Onderzoek oorzaken en de eigen rol van de organisatie.
- Bied aantoonbare begeleiding, scholing en tijd.
- Evalueer volgens een vooraf afgesproken ritme.
- Onderzoek herplaatsing voordat u op beëindiging inzet.
Wilt u een verbetertraject goed inrichten of een bestaand dossier laten beoordelen? Onze arbeidsrechtspecialisten brengen de sterke en zwakke punten overzichtelijk in beeld.
