Het beheren van persoonsgegevens is een complexe uitdaging waar ondernemers in de bouw en het vastgoed vaak mee geconfronteerd worden. Of het nu gaat om klantgegevens, gegevens van huurders of personeelsinformatie, de toegang tot deze data moet zorgvuldig gereguleerd worden. In dit blog bespreken we hoe art. 32 Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) uw organisatie kan helpen bij dit vraagstuk. Art. 32 AVG gaat dan wel over de beveiliging van persoonsgegevens, maar heeft ook raakvlakken met de toegang tot persoonsgegevens.
Waarom art. 32 van de AVG belangrijk is
Art. 32 van de AVG richt zich zoals in de inleiding besproken primair op het beveiligen van persoonsgegevens. Dit artikel verplicht organisaties om passende technische en organisatorische maatregelen te treffen om een beveiligingsniveau te garanderen dat past bij de risico’s die gepaard gaan met de verwerking van persoonsgegevens. Voor bedrijven in de bouw en het vastgoed betekent dit dat de toegang tot gevoelige informatie niet alleen zorgvuldig moet worden gecontroleerd, maar ook actief moet worden beveiligd, op passende technische en organisatorische wijze.
Wat houdt het begrip “toegang” precies in?
Toegang tot persoonsgegevens betekent het normenkader voor bijvoorbeeld medewerkers, managers, partners en de CEO die via systemen deze gegevens kunnen inzien, gebruiken of bewerken. Dit klinkt simpel, maar in de praktijk brengt dit risico’s met zich mee. Denk aan een bouwbedrijf dat klantinformatie opslaat in een gedeeld systeem, of een vastgoedorganisatie die persoonsgegevens deelt met externe dienstverleners. Hoe zorgt u ervoor dat alleen de juiste mensen toegang hebben?
Hier speelt art. 32 AVG een cruciale rol. Laten we de relevante bepalingen van dit art. stap voor stap bekijken.
1. Risicobeoordeling
Art. 32 begint met het vereiste om rekening te houden met de aard, omvang, context en doelen van de gegevensverwerking. Dit betekent dat u eerst een risicobeoordeling uitvoert: welke persoonsgegevens verwerkt uw organisatie en welke risico’s brengt ongeautoriseerde toegang met zich mee? Bijvoorbeeld: als uw vastgoedbedrijf gegevens van huurders opslaat, wie mag deze inzien? Zijn er externe partijen die toegang nodig hebben, en hoe beveiligt u die toegang?
2. Passende beveiligingsmaatregelen
Het tweede lid van art. 32 benadrukt dat organisaties “passende technische en organisatorische maatregelen” moeten nemen om persoonsgegevens te beschermen. Voor toegang betekent dit bijvoorbeeld:
- Het instellen van sterke wachtwoorden en tweefactorauthenticatie voor systemen die persoonsgegevens bevatten.
- Het beperken van toegang tot gegevens op basis van rollen en verantwoordelijkheden. Medewerkers die geen huurderinformatie nodig hebben, zouden hier geen toegang toe moeten hebben.
- Het trainen van personeel om bewust te zijn van beveiligingsrisico’s, zoals phishingpogingen.
3. Bescherming tegen datalekken
Een groot risico bij toegang tot persoonsgegevens is een mogelijk datalek. Art. 32 vereist dat u maatregelen treft om dit te voorkomen. Dit kan bijvoorbeeld inhouden:
- Het gebruik van encryptie voor gevoelige informatie, zodat gegevens onbruikbaar zijn als ze in verkeerde handen vallen.
- Het implementeren van logsystemen om bij te houden wie wanneer toegang heeft gehad tot bepaalde persoonsgegevens.
Voor bedrijven in de bouw en vastgoed betekent dit dat uw systemen regelmatig moeten worden gecontroleerd op zwakke plekken, en dat u snel actie moet ondernemen bij verdachte activiteiten. Met name als het gaat om de persoonsgegevens van kwetsbare personen zoals woningzoekenden en huurders.
4. Regelmatige evaluatie en verbetering
Toegang tot persoonsgegevens en de beveiliging ervan is geen eenmalige taak. Volgens art. 32 moet u de genomen maatregelen regelmatig evalueren en waar nodig aanpassen. Technologie verandert snel, en daarmee ook de manieren waarop kwaadwillenden proberen toegang te krijgen tot uw gegevens. Stel daarom periodiek reviews in om uw beveiligingsmaatregelen te testen en te verbeteren.
Praktische tips voor uw organisatie
Als advocatenkantoor dat gespecialiseerd is in het adviseren van bedrijven in de bouw en vastgoed delen wij u enkele tips die u morgen nog kunt implementeren:
- Beoordeel uw huidige toegangssystemen: wie heeft toegang tot welk type gegevens? Zijn er overbodige rechten die ingetrokken kunnen worden?
- Investeer in beveiligingstechnologie: denk aan firewalls, encryptie en monitoringsoftware.
- Train uw personeel: zorg dat medewerkers weten wat de risico’s zijn en hoe zij veilig met persoonsgegevens moeten omgaan.
- Werk samen met experts: laat regelmatig audits uitvoeren door een externe partij, zodat u zeker weet dat uw beveiligingsmaatregelen voldoen aan de AVG. Of bijvoorbeeld een PENTest.
Conclusie
Toegang tot persoonsgegevens is een belangrijk onderdeel van de AVG, en art. 32 biedt een duidelijk kader om deze toegang veilig te beheren. Voor bedrijven in de bouw en vastgoed, die vaak met gevoelige informatie werken, is het essentieel om deze regels niet alleen te begrijpen, maar ook effectief toe te passen.
Ons advocatenkantoor staat klaar om u te helpen bij het navigeren door dit complexe rechtsgebied, zodat u zich kunt richten op wat u het beste doet: bouwen aan uw toekomst, terwijl wij zorgen voor de juridische fundering.
Heeft u vragen over art. 32 of andere aspecten van de AVG? Neem vandaag nog contact met ons op.