Bent u op zoek naar aan advocaat die voor de incasso van openstaande facturen uit handen neemt? Wij kunnen u van dienst zijn. Onze incassospecialisten begeleiden u van het begin tot het eind, zodat uw facturen geïncasseerd worden, zonder dat u daar omkijken naar hebt.
Als ondernemer in het MKB ken je het fenomeen waarschijnlijk maar al te goed: je hebt een opdracht naar volle tevredenheid uitgevoerd, de factuur verstuurd, en vervolgens… stilte. Weken verstrijken, de betalingstermijn verloopt, en die openstaande factuur blijft maar in je boekhouding staan. Ondertussen moet jij wel je eigen leveranciers, personeel en de Belastingdienst betalen.
Openstaande facturen zijn niet alleen vervelend – ze kunnen je cashflow ernstig onder druk zetten en in het ergste geval zelfs je bedrijfscontinuïteit bedreigen. Toch laten veel ondernemers incasso te lang liggen, uit onwetendheid over de mogelijkheden of uit angst om de klantrelatie te beschadigen. In deze blog leg ik je uit hoe het incassoproces werkt, welke juridische middelen je ter beschikking staan, en wanneer je welke stappen moet zetten. Van de sommatiebrief tot beslag en zelfs faillissement: na het lezen van dit artikel weet je precies hoe je jouw vorderingen effectief kunt incasseren.
Waarom Snel Handelen Bij Openstaande Facturen Cruciaal Is
Laten we beginnen met een ongemakkelijke waarheid: hoe langer je wacht met incasseren, hoe kleiner de kans dat je ooit betaald wordt. Uit onderzoek blijkt dat de inbaarheid van een vordering drastisch afneemt naarmate deze ouder wordt. Een factuur die zes maanden onbetaald blijft staan, heeft statistisch gezien een aanzienlijk lagere incassokans dan een factuur waarbij je na twee weken al actie onderneemt.
Maar er speelt meer. In de Nederlandse rechtspraktijk geldt dat een schuldenaar in verzuim moet worden gesteld voordat je verdere juridische stappen kunt zetten. Dit verzuim treedt weliswaar vaak automatisch in wanneer de betalingstermijn verstrijkt, maar het is verstandig om dit expliciet vast te leggen via een sommatiebrief. Bovendien kun je pas wettelijke rente en incassokosten in rekening brengen nadat de schuldenaar in verzuim is.
Een ander praktisch aspect: veel ondernemers beseffen niet dat hun debiteuren soms bewust bepaalde crediteuren als laatste betalen. Als jij geen actie onderneemt, beland je onderaan de betalingslijst. Erger nog: als een schuldenaar richting faillissement gaat, loop je het risico dat er straks niets meer te halen valt als je te laat bent met het leggen van beslag.
De Sommatiebrief: Het Officiële Startschot Voor Incasso
De sommatiebrief – ook wel aanmaning of ingebrekestelling genoemd – is het formele begin van je incassotraject. Hoewel je juridisch gezien niet altijd verplicht bent om een sommatiebrief te sturen (bij sommige schulden treedt verzuim automatisch in), is het in de praktijk bijna altijd verstandig om dit wel te doen.
Wat Moet Er In Een Goede Sommatiebrief Staan?
Een effectieve sommatiebrief is helder, zakelijk en bevat alle benodigde informatie. Je moet hierin de volgende elementen opnemen:
De exacte omschrijving van de vordering: verwijs naar de oorspronkelijke factuur met factuurnummer en factuurdatum. Vermeld het precieze bedrag dat openstaat, inclusief eventuele BTW.
De betalingstermijn die is verstreken: leg uit dat de betalingstermijn is verstreken en dat de schuldenaar daardoor in verzuim is. Volgens artikel 6:83 BW kan verzuim intreden door het verstrijken van een termijn voor de voldoening van de verbintenis.
Een concrete betalingstermijn: geef de schuldenaar een redelijke termijn om alsnog te betalen, bijvoorbeeld zeven of veertien dagen. Deze termijn moet voldoende zijn om betaling mogelijk te maken, maar ook kort genoeg om niet nog meer tijd te verliezen.
De consequenties bij niet-betaling: maak duidelijk wat er gebeurt als niet binnen de gestelde termijn wordt betaald. Denk aan juridische stappen, het inschakelen van een incassobureau, of het starten van een gerechtelijke procedure.
Vermelding van wettelijke rente en incassokosten: vanaf het moment van verzuim heb je recht op wettelijke rente over de hoofdsom. Ook kun je buitengerechtelijke incassokosten in rekening brengen volgens het Besluit vergoeding voor buitengerechtelijke incassokosten (het zogenaamde BIK-tarief).
Welke Incassokosten Mag Je In Rekening Brengen?
Dit is een veelgestelde vraag die veel ondernemers verkeerd inschatten. Sinds 1 juli 2012 geldt in Nederland een forfaitair systeem voor buitengerechtelijke incassokosten. De hoogte van deze kosten is afhankelijk van de hoofdsom en staat wettelijk vast:
- Tot €2.500: 15% met een minimum van €40
- Van €2.500 tot €5.000: €375 plus 10% over het meerdere
- Van €5.000 tot €10.000: €625 plus 5% over het meerdere
- Van €10.000 tot €200.000: €875 plus 1% over het meerdere
- Boven €200.000: €2.775 plus 0,5% over het meerdere met een maximum van €6.775
Deze bedragen mag je direct in de sommatiebrief vermelden en in rekening brengen zodra de nieuwe betalingstermijn verstrijkt. Let op: dit geldt alleen voor handelstransacties tussen ondernemers (B2B). Bij consumenten gelden andere, strengere regels.
De Tone of Voice: Streng Maar Professioneel
Veel ondernemers worstelen met de vraag hoe streng een sommatiebrief moet zijn. Je wilt duidelijk maken dat je het meent, maar je wilt ook niet onnodig de relatie beschadigen als er sprake is van een misverstand of tijdelijke betalingsproblemen.
Mijn advies: houd de eerste sommatiebrief zakelijk en feitelijk. Vermijd emotionele of beschuldigende taal, maar wees wel glashelder over de consequenties. In veel gevallen blijkt dat een factuur onbetaald is gebleven door een administratieve fout, een geschil over de geleverde prestatie, of tijdelijke liquiditeitsproblemen. Een professionele sommatiebrief opent de deur voor communicatie zonder direct de hakken in het zand te zetten.
Als je na de eerste sommatiebrief nog steeds geen reactie krijgt, kun je de toon in een tweede aanmaning wel scherper stellen en heel concreet verwijzen naar de juridische stappen die je gaat zetten.
Van Papier Naar Praktijk: Het Deurwaardersbeslag
Stel: je hebt een (of meerdere) sommatiebrief(ven) gestuurd, de schuldenaar reageert niet of weigert pertinent te betalen, en overleg leidt nergens toe. Dan is het tijd om over te gaan tot executoriale maatregelen. In veel gevallen betekent dit: beslag laten leggen door een gerechtsdeurwaarder.
Wat Is Beslag Eigenlijk?
Beslag is een juridisch middel waarmee je bepaalde goederen of inkomsten van de schuldenaar ‘vastlegt’, zodat deze niet meer vrijelijk over deze vermogensbestanddelen kan beschikken. Het doel is om verhaal te zoeken op deze vermogensbestanddelen voor de betaling van jouw vordering.
Er zijn verschillende soorten beslag, maar voor MKB-ondernemers zijn vooral deze drie relevant:
Conservatoir beslag: dit leg je voordat je een rechterlijke uitspraak hebt. Je moet hiervoor eerst toestemming vragen aan de voorzieningenrechter. Conservatoir beslag ‘bevriest’ het vermogen van de schuldenaar in afwachting van een bodemprocedure waarin je jouw vordering gaat aantonen. Na de procedure kun je dit beslag omzetten in executoriaal beslag.
Executoriaal beslag: dit leg je nadat je een executoriale titel hebt verkregen (meestal een vonnis of een beschikking). Met executoriaal beslag kun je overgaan tot daadwerkelijke executie, oftewel: de beslagen goederen laten verkopen of inkomsten laten afstaan om jouw vordering te voldoen.
Derdenbeslag: een specifieke vorm waarbij je beslag legt onder een derde die iets schuldig is aan jouw schuldenaar. Het meest voorkomende voorbeeld is loonbeslag, waarbij je beslag legt onder de werkgever van de schuldenaar. Ook bankbeslag (beslag onder de bank van de schuldenaar) valt hieronder.
Wanneer Leg Je Conservatoir Beslag?
Conservatoir beslag is vooral aan de orde in urgente situaties waarin je vreest dat je schuldenaar zijn vermogen gaat wegmaken of verplaatsen voordat je een bodemprocedure hebt afgerond. Denk aan een schuldenaar die aanstalten maakt om zijn bedrijf te verkopen, zijn banktegoeden over te maken naar het buitenland, of kostbare bedrijfsmiddelen aan derden over te dragen.
Voor conservatoir beslag heb je een verlof (toestemming) nodig van de voorzieningenrechter. Hiervoor moet je aannemelijk maken dat je een vordering hebt en dat er spoedeisend belang is. Je hoeft je vordering in deze fase niet definitief te bewijzen – een geloofwaardige onderbouwing is voldoende.
Een klassieke uitspraak op dit gebied is het arrest van de Hoge Raad van 11 december 1992 (NJ 1993, 470). Hierin oordeelde de Hoge Raad dat voor een verlof tot conservatoir beslag het voldoende is dat de rechter aannemelijk acht dat de vordering daadwerkelijk bestaat en opeisbaar is. De beslaglegger hoeft niet de volledige bewijslast te leveren die in een bodemprocedure vereist zou zijn.
Let op: als je conservatoir beslag legt, moet je binnen een bepaalde termijn (meestal twee weken) een bodemprocedure starten. Doe je dit niet, dan vervalt het beslag automatisch. Ook kun je aansprakelijk worden gesteld voor schade als later blijkt dat je beslag ten onrechte was gelegd.
Executoriaal Beslag: Verhaal Halen Op Het Vermogen
Als je eenmaal een vonnis hebt waarin de rechter jouw vordering toekent, wordt dit vonnis automatisch een executoriale titel. Hiermee kun je overgaan tot executoriaal beslag en daadwerkelijke executie.
De gerechtsdeurwaarder kan verschillende vormen van executoriaal beslag leggen:
Beslag op roerende zaken: denk aan bedrijfsinventaris, voertuigen, computers, machines of andere tastbare goederen. De deurwaarder gaat letterlijk langs bij de schuldenaar, maakt een beschrijving van de aanwezige goederen en legt daarop beslag. Deze goederen mogen vervolgens niet meer verkocht of weggemaakt worden. Als de schuldenaar daarna nog steeds niet betaalt, kunnen de goederen openbaar worden verkocht.
Beslag op onroerende zaken: in sommige gevallen kun je beslag leggen op het bedrijfspand of de woning van de schuldenaar. Dit wordt ingeschreven in de openbare registers van het Kadaster. Een hypotheekbeslag op een bedrijfspand kan effectief zijn, al is het vaak een langdurig proces voordat je hiermee daadwerkelijk betaald krijgt.
Derdenbeslag: zoals hierboven genoemd, leg je dit onder een derde. Bij loonbeslag mag de werkgever slechts een deel van het loon inhouden en aan jou afdragen; de beslagvrije voet beschermt de schuldenaar tegen volledige inhouding. Bij bankbeslag wordt het banksaldo van de schuldenaar bevroren en kan het (deels) worden afgegeven aan jou ter voldoening van de vordering.
De Hoge Raad Over Beslagexcessen
Het beslagrecht is een ingrijpend middel. Je grijpt immers in het vermogen van de schuldenaar in, vaak zonder dat deze zich eerst heeft kunnen verweren (bijvoorbeeld bij conservatoir beslag). Daarom heeft de wetgever waarborgen ingebouwd en heeft de Hoge Raad in verschillende arresten duidelijke grenzen gesteld.
Een belangrijk arrest is HR 21 december 2001 (NJ 2005, 107), waarin de Hoge Raad oordeelde dat een beslaglegger zich moet onthouden van onnodig belastend beslag. Als er verschillende beslagmogelijkheden zijn, moet je kiezen voor de minst belastende variant die nog steeds effectief is. Je mag dus niet voor het gemak beslag leggen op de bedrijfsinventaris als bankbeslag ook voldoende zou zijn en minder ontwrichtend werkt voor de bedrijfsvoering van de schuldenaar.
Ook relevant is de zogenaamde ‘beslagvrije voet’ bij loonbeslag. De wetgever heeft bepaald dat een schuldenaar altijd een minimumbedrag moet overhouden om in zijn levensonderhoud te voorzien. Deze beslagvrije voet wordt jaarlijks geïndexeerd. Als advocaat zie ik regelmatig dat ondernemers dit over het hoofd zien en vervolgens gedoe krijgen met de deurwaarder die het beslag moet matigen.
Faillissement Als Zwaarste Middel: Wanneer En Hoe?
We zijn aangeland bij het zwaarste geschut in het incassoarsenaal: het aanvragen van faillissement van je schuldenaar. Dit is geen lichte stap en moet goed worden overwogen, maar in sommige gevallen is het de enige manier om nog iets terug te zien van je vordering.
Wat Is Een Faillissement?
Een faillissement is een collectieve schuldenregeling waarbij alle schuldeisers gezamenlijk worden betaald uit de opbrengst van het vermogen van de schuldenaar. Een curator wordt aangesteld die het vermogen van de gefailleerde in beheer neemt, liquideert, en de opbrengst verdeelt onder de crediteuren volgens een wettelijk bepaalde rangorde.
Voor MKB-ondernemers is het belangrijk om te begrijpen dat je in een faillissement meestal niet de enige crediteur bent. Je moet in de rij gaan staan, en die rij wordt bepaald door de Faillissementswet. Voorrang hebben bijvoorbeeld fiscus, werknemers en andere preferente schuldeisers. Gewone (concurrente) crediteuren zoals jij komen vaak als laatste aan de beurt, en in veel faillissementen blijft er voor deze groep weinig tot niets over.
Wanneer Kun Je Een Faillissement Aanvragen?
Je kunt als schuldeiser een faillissement aanvragen bij de rechtbank als je kunt aantonen dat:
- Je schuldenaar meerdere schuldeisers heeft (het zogenaamde ‘meervoudig schuldeiserschap’)
- De schuldenaar in de toestand verkeert dat hij heeft opgehouden te betalen
Dat eerste vereiste is cruciaal: als jij de enige schuldeiser bent, kun je geen faillissement aanvragen. De ratio hierachter is dat faillissement een collectief karakter heeft. Het moet gaan om een situatie waarin meerdere schuldeisers een belang hebben bij gezamenlijke afwikkeling.
Het tweede vereiste – het ‘ophouden te betalen’ – is een feitelijke omstandigheid. Dit betekent niet dat de schuldenaar letterlijk geen enkele betaling meer verricht, maar wel dat hij structureel zijn betalingsverplichtingen niet meer nakomt. Als je schuldenaar jouw factuur niet betaalt maar wel alle anderen, is dat onvoldoende. Maar als blijkt dat hij meerdere crediteuren niet betaalt, betalingsregelingen vraagt bij verschillende schuldeisers, of waarschuwingen krijgt van leveranciers die levering opschorten, dan is dit vaak voldoende bewijs.
Het Faillissementsverzoek: De Procedure
Een faillissementsverzoek wordt ingediend bij de rechtbank van het arrondissement waar de schuldenaar zijn woonplaats of statutaire zetel heeft. Het verzoekschrift moet goed onderbouwd worden. Je moet aantonen dat je een opeisbare vordering hebt en dat aan de faillissementsvereisten is voldaan.
De rechtbank zal een zitting plannen waarbij de schuldenaar wordt opgeroepen om verweer te voeren. In de praktijk verschijnen schuldenaren vaak niet, of erkennen zij dat ze daadwerkelijk niet meer kunnen betalen. Verzet de schuldenaar zich, dan moet de rechter beoordelen of aan de wettelijke vereisten is voldaan.
Een belangrijke uitspraak op dit gebied is het arrest van de Hoge Raad van 14 december 2001 (NJ 2002, 57). Hierin oordeelde de Hoge Raad dat de rechter bij de beoordeling of sprake is van meervoudig schuldeiserschap en ophouden te betalen, uit moet gaan van de feiten en omstandigheden zoals die blijken uit het verzoekschrift en de daarop volgende zitting. De bewijslast ligt bij degene die het faillissement aanvraagt, maar de rechter kan ook ambtshalve aanvullende informatie opvragen als er twijfel bestaat.
Als de rechtbank het faillissement uitspreekt, wordt er direct een curator benoemd. Vanaf dat moment verliest de schuldenaar het beheer over zijn vermogen en neemt de curator het roer over.
Voor- En Nadelen Van Een Faillissement Aanvragen
Voordat je besluit om een faillissement aan te vragen, is het verstandig om de voor- en nadelen goed af te wegen:
Voordelen:
- Je dwingt een collectieve afwikkeling af, waarbij alle schuldeisers gelijk worden behandeld
- Een curator gaat actief op zoek naar vermogensbestanddelen en kan gebruik maken van bijzondere bevoegdheden (zoals het vernietigen van paulianeuze handelingen)
- Het voorkomt dat de schuldenaar zijn vermogen verder uitholt of alleen bepaalde schuldeisers bevoordeelt
- Het stopt eventuele beslagen van andere schuldeisers, zodat er een eerlijke verdeling plaatsvindt
- Je verstuurt een krachtig signaal naar de markt dat je niet over je laat lopen
Nadelen:
- De kosten van het faillissement (griffierecht, curator) gaan vóór op je vordering
- Als concurrente schuldeiser ontvang je vaak maar een fractie van je vordering, of zelfs niets
- Het proces kan lang duren; faillissementen slepen soms jaren voort
- Je moet het faillissementsverzoek goed onderbouwen, anders wordt het afgewezen en betaal je de kosten voor niets
- De relatie met de schuldenaar is definitief verbroken (hoewel dat vaak al het geval is op dit punt)
In de praktijk zie ik dat MKB-ondernemers het faillissementswapen vooral inzetten als laatste redmiddel of als signaalfunctie. Soms is de dreiging met een faillissement al voldoende om een weigerachtige schuldenaar tot betaling te bewegen. Maar let op: een loze dreiging kan averechts werken. Dreig dus alleen met faillissement als je dit ook daadwerkelijk door wilt en kunt zetten.
De Rol Van De Curator: Wat Kun Je Verwachten?
Zodra het faillissement is uitgesproken, neemt de curator het vermogen over en start het verificatieproces. Als crediteur moet je jouw vordering indienen bij de curator, die deze vervolgens zal verifiëren (controleren). De curator kan jouw vordering erkennen, betwisten, of voorwaardelijk erkennen.
Vervolgens organiseert de curator een verificatievergadering waarbij alle ingediende vorderingen worden besproken. Betwiste vorderingen kunnen leiden tot een aparte procedure (een renvooiprocedure) waarin de rechter moet oordelen of de vordering terecht is.
Daarna begint de curator met het te gelde maken van het vermogen. Dit kan maanden tot jaren duren, afhankelijk van de complexiteit van de boedel. Denk aan het verkopen van inventaris, het incasseren van debiteuren, het afwikkelen van lopende contracten, en het onderzoeken van mogelijke paulianeuze handelingen die ongedaan kunnen worden gemaakt.
Een goede curator zal regelmatig communiceren met de schuldeisers via voortgangsrapportages. Hierin lees je wat de stand van zaken is, welke vermogensbestanddelen zijn geliquideerd, en wat de verwachte uitkering zal zijn.
Uiteindelijk komt er een uitdelingslijst waarop staat hoeveel iedere schuldeiser krijgt. Zoals gezegd krijgen preferente schuldeisers (zoals fiscus en werknemers) voorrang. Wat overblijft wordt naar rato verdeeld onder de concurrente schuldeisers. In veel faillissementen is het uiteindelijke dividend teleurstellend laag: vaak slechts enkele procenten van de vordering.
Alternatieve Routes: Mediation En Betalingsregelingen
Voordat je de juridische big guns inzet, wil ik even stilstaan bij alternatieve oplossingen. Niet elke debiteur is een malafide wanbetaler. Veel MKB-ondernemers die hun facturen niet betalen, zitten simpelweg in tijdelijke liquiditeitsproblemen. In zo’n geval kan een betalingsregeling of mediation effectiever zijn dan het incassotraject.
Betalingsregelingen: Beter Iets Dan Niets
Een betalingsregeling houdt in dat je met de schuldenaar afspreekt dat hij het openstaande bedrag in termijnen betaalt. Dit lijkt misschien als toegeven, maar in de praktijk is een betalingsregeling vaak de meest pragmatische oplossing.
Enkele tips voor effectieve betalingsregelingen:
Leg alles schriftelijk vast: maak heldere afspraken over de hoogte van de termijnbedragen, de data waarop betaald moet worden, en wat er gebeurt bij niet-nakoming. Dit voorkomt discussie achteraf.
Bouw een boeteclausule in: spreek af dat bij niet-tijdige betaling van een termijn, het resterende bedrag direct en in één keer opeisbaar wordt. Dit geeft je een stok achter de deur.
Vraag om zekerheden: afhankelijk van de situatie kun je vragen om een bankgarantie, pandrecht op bedrijfsmiddelen, of persoonlijke borg van de directeur-grootaandeelhouder.
Blijf de termijnen monitoren: veel betalingsregelingen mislukken omdat de schuldenaar na een paar termijnen stopt met betalen. Grijp direct in als een termijn niet betaald wordt.
Leg vast dat dit zonder erkenning van schuld is: soms betwist een schuldenaar de hoogte of het bestaan van de vordering. Als je toch een betalingsregeling treft, kun je beter vastleggen dat dit ‘zonder erkenning van schuld maar ter voorkoming van kosten en tijdverlies’ gebeurt.
Mediation: De Kracht Van Het Gesprek
Mediation is een vorm van geschillenbeslechting waarbij een onafhankelijke derde (de mediator) jullie helpt om tot een oplossing te komen. In tegenstelling tot een gerechtelijke procedure, waarbij een rechter een oordeel oplegt, blijven jullie zelf in control over de uitkomst.
Mediation werkt vooral goed als er meer aan de hand is dan alleen een onbetaalde factuur. Soms ligt er een onderliggend geschil ten grondslag aan de wanbetaling: de schuldenaar is ontevreden over de geleverde prestatie, voelt zich benadeeld door een eerdere zakelijke beslissing, of heeft communicatieproblemen met jouw organisatie.
Een goede mediator kan deze onderliggende issues naar boven halen en partijen helpen om tot een win-win situatie te komen. Misschien betaalt de schuldenaar alsnog (een deel van) de factuur, misschien lever jij wat extra diensten, of misschien spreken jullie af om in de toekomst op een andere manier samen te werken.
De voordelen van mediation:
- Sneller en goedkoper dan een rechtszaak
- Jullie blijven zelf aan het stuur; geen rechter die iets oplegt
- Vertrouwelijk: wat in de mediation besproken wordt, blijft tussen jullie
- Vaak minder belastend voor de zakelijke relatie
- Hogere nalevingsgraad: afspraken die je zelf maakt, houd je eerder vol dan een opgelegd vonnis
Natuurlijk werkt mediation niet altijd. Als de schuldenaar pertinent weigert om mee te werken, of als duidelijk is dat er simpelweg geen geld is, dan is mediation zinloos. Maar in veel gevallen waarin er nog enige bereidheid is om tot een oplossing te komen, kan mediation verrassend effectief zijn.
Praktische Tips Voor Preventie: Voorkomen Is Beter Dan Incasseren
Tot slot wil ik je een aantal praktische tips meegeven om te voorkomen dat je überhaupt met openstaande facturen komt te zitten. Want eerlijk is eerlijk: de beste incasso is die je niet hoeft te doen.
1. Controleer Je Klanten Vooraf
Neem voordat je zaken doet met een nieuwe klant de tijd om deze te screenen. Doe een kredietcheck via het Handelsregister of via commerciële databureaus zoals Graydon of Creditsafe. Kijk naar:
- Hoe lang bestaat het bedrijf al?
- Wat is de financiële gezondheid? (Kijk naar gepubliceerde jaarrekeningen)
- Zijn er negatieve betalingservaringen gemeld?
- Is er recent beslag gelegd of een faillissement aangevraagd?
Een rode vlag betekent niet automatisch dat je de opdracht moet weigeren, maar het geeft je wel informatie om je risico in te schatten. Misschien vraag je een voorschot, beperk je de kredietlimiet, of vraag je om betalingsgaranties.
2. Helder Contracteren: Voorkom Discussie
Veel betalingsgeschillen ontstaan doordat de afspraken niet helder waren. Zorg dus voor duidelijke overeenkomsten waarin staat:
- Wat lever je precies (omvang, kwaliteit, specificaties)?
- Wanneer en hoe lever je dit op?
- Wat zijn de prijsafspraken (inclusief of exclusief BTW, vaste prijs of nacalculatie)?
- Wat zijn de betalingsvoorwaarden (termijn, wijze van betaling)?
- Wat gebeurt er bij te late betaling (rente, incassokosten)?
Gebruik geen vage termen als ‘zo snel mogelijk’ of ‘naar tevredenheid’. Wees concreet en meetbaar. Dit voorkomt discussies achteraf en versterkt je positie als je toch moet incasseren.
3. Factureer Snel En Correct
Het lijkt een open deur, maar factureer zo snel mogelijk na levering. Hoe langer je wacht met factureren, hoe groter de kans dat je klant het geld al aan iets anders heeft uitgegeven. Bovendien heeft een snelle facturatie een professionele uitstraling.
Zorg dat je facturen correct en compleet zijn:
- Verplichte gegevens zoals BTW-nummer, factuurdatum, uniek factuurnummer
- Duidelijke omschrijving van wat je hebt geleverd
- Verwijzing naar de onderliggende overeenkomst of offerte
- De betalingstermijn en rekeningnummer
Een foutieve factuur is een welkome reden voor een debiteur om niet te betalen. Dus check je facturen voordat je ze verstuurt.
4. Monitor Je Debiteuren Actief
Houd je debiteurenportefeuille goed in de gaten. Gebruik je boekhoudsoftware om overzichten te genereren van openstaande posten en betalingsachterstanden. Hoe sneller je signaleert dat een factuur niet betaald wordt, hoe sneller je actie kunt ondernemen.
Veel boekhoudprogramma’s kunnen automatisch betalingsherinneringen versturen. Maar let op: een geautomatiseerde herinnering heeft minder impact dan een persoonlijk telefoontje. Zeker bij grotere bedragen loont het om persoonlijk contact te zoeken.
5. Bouw Een Goede Relatie Op
Dit klinkt misschien zacht, maar het werkt: ondernemers die een goede band hebben met hun klanten, krijgen vaak sneller betaald. Als je schuldenaar je belt om te zeggen dat hij liquiditeitsproblemen heeft, kun je samen naar een oplossing zoeken. Als hij je ontloopt, eindig je in een incassoprocedure.
Investeer dus in de relatie: wees bereikbaar, communiceer proactief, en los problemen op voordat ze escaleren. Dit voorkomt veel betalingsellende.
Conclusie: Incasso Is Maatwerk
Incasso van openstaande facturen is geen one-size-fits-all proces. Iedere situatie is anders en vereist een eigen aanpak. Een schuldenaar die tijdelijk in de problemen zit, verdient een andere benadering dan een notoire wanbetaler. Een vordering van €1.000 rechtvaardigt andere investeringen dan een vordering van €50.000.
Waar het om draait, is dat je actief blijft en niet te lang wacht. Hoe langer je openstaande facturen laat slingeren, hoe kleiner de kans dat je nog iets terugziet. Begin met een professionele sommatiebrief, probeer het gesprek aan te gaan, en schaal op naar stevigere maatregelen als dat nodig is.
Beslag en faillissement zijn krachtige middelen en wij kunnen u daarbij helpen. Voordat wij overgaan tot het nemen van deze stappen, zal er altijd eerst een sommatiebrief worden verstuurd door één van onze incasso advocaten.
Contact Advocaat voor Incassozaken
Heeft u vragen over het incasseren van uw openstaande facturen? Neem contact op met onze incasso advocaten voor een vrijblijvend gesprek over uw specifieke situatie.
Wij zijn bereikbaar via: