Goede algemene voorwaarden helpen weinig als zij juridisch niet van toepassing zijn of niet tijdig beschikbaar zijn gesteld. In de praktijk gaat het vaak mis bij offertes, portals, mondelinge opdrachten en botsende inkoopvoorwaarden.
Verwijs vóór of bij het sluiten van de overeenkomst
Neem in offerte of orderbevestiging duidelijk op dat uw algemene voorwaarden gelden. De verwijzing moet zichtbaar zijn voordat de klant aanvaardt. Een eerste verwijzing onderaan een factuur komt doorgaans te laat.
Geef een redelijke mogelijkheid tot kennisneming
Stuur de voorwaarden mee als pdf of papieren bijlage. Bij elektronische contractsluiting moeten zij kunnen worden opgeslagen en later geraadpleegd. Alleen een algemene verwijzing naar de homepage is vaak kwetsbaar; gebruik een directe, blijvende link en bied toezending aan als dat nodig is.
Bewaar bewijs: de verzonden e-mail, bijlage, versie en acceptatiestap. Een systeem dat alleen de huidige voorwaarden toont, bewijst niet welke versie jaren geleden gold.
Battle of forms
De leverancier verwijst naar verkoopvoorwaarden en de klant naar inkoopvoorwaarden. Welke set geldt, hangt af van volgorde en de manier waarop de tweede verwijzing de eerste voorwaarden afwijst. Reageer daarom expliciet op voorwaarden van de wederpartij en laat het conflict niet stilzwijgend bestaan.
Let op onredelijk bezwarende bedingen
Een beding kan vernietigbaar zijn als het, gelet op inhoud en omstandigheden, onredelijk bezwarend is. Grote professionele partijen hebben minder bescherming en kunnen bepaalde vernietigingsgronden niet gebruiken. Een kleine ondernemer kan onder omstandigheden meer bescherming hebben, vooral als zijn positie sterk op die van een consument lijkt.
Maak uw voorwaarden branchespecifiek
Een generiek model mist vaak essentiële risico’s. Denk aan acceptatie bij ICT, intellectueel eigendom bij ontwerp, bewaartermijnen bij opslag, keuringsmomenten bij productie en zorgplichten bij advies.
Beheer versies zorgvuldig
- Geef iedere versie datum of nummer.
- Bewaar oude versies.
- Meld wijzigingen volgens contract.
- Controleer of bestaande klanten aan nieuwe voorwaarden zijn gebonden.
- Laat offerte, website en ondertekenproces hetzelfde vertellen.
Train verkoop en inkoop
De beste voorwaarden verliezen hun waarde als medewerkers te laat verwijzen of zonder beoordeling voorwaarden van de klant accepteren. Werk daarom met vaste offertetekst, een contractcheck bij afwijkingen en duidelijke bevoegdheden voor commerciële toezeggingen.
Wilt u weten of uw voorwaarden werkelijk gelden? Laat zowel tekst als contractproces toetsen door onze contractenrechtspecialisten.
