Kort antwoord: wordt een zakelijke factuur niet betaald, werk dan aantoonbaar en in vaste stappen. Controleer eerst de afspraak en de factuur, neem persoonlijk contact op, stuur een duidelijke aanmaning en leg rente en incassokosten correct vast. Blijft betaling uit of betwist de klant de factuur? Laat dan vroeg beoordelen of sommatie, beslag of een procedure zinvol is.
Een openstaande factuur is voor een MKB-ondernemer meer dan een administratief probleem. Uw liquiditeit komt onder druk te staan, terwijl de relatie met de klant vaak nog belangrijk is. Juist daarom helpt een zorgvuldig incassoproces: zakelijk waar het moet, oplossingsgericht waar het kan en juridisch stevig wanneer dat nodig is.
Incasso van een onbetaalde factuur in 7 stappen
1. Controleer de overeenkomst en uw bewijs
Begin niet met dreigen, maar met controleren. Is de opdracht aantoonbaar verstrekt? Zijn de werkzaamheden of goederen geleverd? Kloppen het factuurbedrag, de btw, de tenaamstelling en de betalingstermijn? Verzamel de offerte, opdrachtbevestiging, e-mails, afleverbonnen, urenregistratie en eventuele klachten. Een goed dossier bepaalt later hoeveel druk u verantwoord kunt zetten.
2. Neem snel persoonlijk contact op
Een vergeten factuur of een fout in het inkoopnummer is vaak telefonisch op te lossen. Bel kort na het verstrijken van de betaaltermijn en bevestig de uitkomst per e-mail. Vraag om een concrete betaaldatum. Vermijd vage toezeggingen zoals “volgende week”; noteer bedrag en datum.
3. Stuur een zakelijke betalingsherinnering
Vermeld het factuurnummer, de vervaldatum, het openstaande bedrag en een korte nieuwe termijn. Voeg de factuur opnieuw toe en geef aan op welke rekening moet worden betaald. Houd de toon correct. U wilt kunnen laten zien dat u de debiteur een redelijke kans heeft gegeven om het probleem op te lossen.
4. Stuur een formele aanmaning of sommatie
Komt er geen betaling of serieuze reactie, stuur dan een laatste schriftelijke aanmaning. Zet daarin een duidelijke einddatum en kondig de vervolgstap aan. Controleer of uw algemene voorwaarden correct van toepassing zijn en wat daarin over rente, incassokosten en bevoegde rechter staat. Lees ook hoe u algemene voorwaarden juridisch bruikbaar houdt.
5. Maak onderscheid tussen zakelijke en particuliere debiteuren
Bij een consument moet vóór het rekenen van buitengerechtelijke incassokosten een correcte kosteloze veertiendagenbrief worden gestuurd. Voor zakelijke debiteuren gelden andere regels en zijn de overeenkomst en algemene voorwaarden belangrijker. Gebruik daarom niet automatisch dezelfde standaardbrief voor iedere klant. Een fout in deze fase kan betekenen dat kosten later niet worden toegewezen.
6. Bereken rente en incassokosten zorgvuldig
Bij handelstransacties kan wettelijke handelsrente verschuldigd zijn. Sinds 1 juli 2026 bedraagt deze rente 10,4% per jaar. Dit percentage kan wijzigen; controleer daarom altijd de actuele stand. Ook incassokosten moeten aansluiten bij de wet en uw afspraken. Stapel niet zonder grondslag allerlei administratie-, herinnerings- en behandelkosten op elkaar.
7. Kies bewust tussen regeling, incasso en procedure
Niet iedere onbetaalde factuur hoeft direct naar de rechter. Soms is een korte betalingsregeling commercieel slimmer. Bij een structurele wanbetaler, een betwiste vordering of signalen van financiële problemen kan snel juridisch handelen juist noodzakelijk zijn. Laat vooraf kijken naar verhaalsmogelijkheden, proceskosten en het bewijs. Zo voorkomt u dat u goed geld achter slecht geld aanstuurt.
Wat als de klant de factuur betwist?
Een incasso verandert in een inhoudelijk geschil zodra de klant stelt dat u te laat, onvolledig of gebrekkig heeft geleverd. Reageer dan niet alleen met een herhaling van de factuur. Vraag de klant de bezwaren concreet te maken en leg daar uw bewijs naast. Controleer ook of tijdig is geklaagd en of u gelegenheid heeft gekregen een probleem te herstellen.
Een advocaat kan de juridische positie beoordelen, een gerichte sommatie opstellen en zo nodig procederen. Dat is vooral nuttig wanneer de wederpartij een tegenvordering aankondigt, de overeenkomst wordt ontbonden of er discussie ontstaat over aansprakelijkheid.
Wanneer schakelt u een incasso-advocaat in?
- De klant reageert niet op meerdere duidelijke betalingsverzoeken.
- De factuur wordt inhoudelijk betwist.
- Het openstaande bedrag is belangrijk voor uw liquiditeit.
- U vreest dat geld of bezittingen verdwijnen.
- De debiteur stelt zelf een schadeclaim of tegenvordering in.
- U wilt beslag, een betalingsbevel of een gerechtelijke procedure overwegen.
Max Advocaten helpt ondernemers bij zowel de minnelijke als gerechtelijke incasso van zakelijke vorderingen. Bekijk ook onze pagina incasso voor het MKB.
Zo voorkomt u nieuwe betalingsproblemen
- Controleer vooraf met wie u contracteert en wie tekenbevoegd is.
- Leg prijs, werkzaamheden, oplevermoment en betalingstermijn schriftelijk vast.
- Vraag bij grotere opdrachten om een aanbetaling of werk met deelfacturen.
- Stuur algemene voorwaarden vóór of bij het sluiten van de overeenkomst mee.
- Reageer direct op klachten en bevestig afspraken schriftelijk.
- Maak één medewerker verantwoordelijk voor consequent debiteurenbeheer.
Veelgestelde vragen over onbetaalde facturen
Moet ik altijd eerst een herinnering sturen?
Bij consumenten is een correcte kosteloze veertiendagenbrief nodig voordat wettelijke incassokosten verschuldigd worden. Bij zakelijke klanten ligt dit anders, maar een heldere herinnering en aanmaning zijn meestal verstandig voor bewijs, proportionaliteit en behoud van de klantrelatie.
Mag ik wettelijke handelsrente rekenen?
Bij een handelsovereenkomst tussen bedrijven of met een overheidsorganisatie kan wettelijke handelsrente verschuldigd zijn zodra de debiteur in verzuim is. Controleer de overeenkomst, de vervaldatum en het actuele rentepercentage.
Kan ik beslag laten leggen?
Conservatoir beslag kan in bepaalde situaties zekerheid bieden voordat er een vonnis is, maar daarvoor is toestemming van de rechter nodig en gelden risico’s. Laat altijd vooraf beoordelen of beslag passend en kansrijk is.
Hulp bij een onbetaalde zakelijke factuur
Heeft uw onderneming een openstaande factuur of een klant die de vordering betwist? Max Advocaten beoordeelt het dossier, de verhaalbaarheid en de meest doelmatige vervolgstap. Wij staan MKB-ondernemers bij in Hoofddorp, Haarlemmermeer en daarbuiten. Neem contact op voor een eerste beoordeling.
Bronnen en actualiteit
- Rijksoverheid: hoogte wettelijke rente
- Rijksoverheid: maximale incassokosten
- KVK: van offerte naar betaling en incasso
Bijgewerkt op 27 juli 2026. Dit artikel bevat algemene informatie en is geen advies voor een concrete zaak.
